Criar um banco de dados do Access para compartilhar na Web

Você pode usar o Access 2010 e os Serviços do Access, um novo componente do SharePoint, para criar aplicativos de banco de dados da Web. Isso ajudará você a:

  • Proteger e gerenciar o acesso aos seus dados
  • Compartilhar dados na organização inteira ou pela Internet

     Observação   Uma conta de usuário deve usar um banco de dados da Web. O acesso anônimo não é suportado.

  • Criar aplicativos de banco de dados que não requeiram o uso do Access

Este artigo fornece uma visão geral do design de banco de dados da Web do Access. Para obter uma introdução ao design de banco de dados para desktop, consulte os artigos Criar um novo banco de dados de desktop e Noções básicas do design de banco de dados.

Neste artigo


Visão geral

O Access 2010 e os Serviços do Access (um componente opcional do SharePoint) fornecem uma plataforma para você criar bancos de dados que podem ser usados na Web. Você cria e publica um banco de dados da Web usando oAccess 2010 e o SharePoint, e as pessoas que têm contas do SharePoint usam esse banco de dados em um navegador da Web.

Como funciona

Quando você publica um banco de dados da Web, os Serviços do Access criam um site do SharePoint que contém o banco de dados. Todos os objetos e dados do banco de dados são transferidos para as listas do SharePoint desse site. O vídeo a seguir ilustra o processo.

Após publicá-lo, os visitantes do SharePoint poderão usar o banco de dados, de acordo com suas permissões para o site do SharePoint.

  • Controle Total    Permite que você efetue alterações nos dados e no design.
  • Colaboração    Permite que você efetue alterações nos dados, mas não no design.
  • Leitura    Permite que você leia os dados, mas não permite fazer alterações.

Você pode abrir o banco de dados da Web no Access, rever o design e sincronizar as alterações — efetivamente, salvá-los no site do SharePoint. O vídeo a seguir ilustra o processo de alteração de design depois de ter publicado o seu banco de dados da Web.

Também é possível colocar o banco de dados da Web offline, usar a versão offline e sincronizar as alterações efetuadas nos dados e no design quando voltar para o modo online.

 Observação   Para criar um banco de dados da Web, são necessárias permissões de Controle Total no site do SharePoint onde você deseja publicá-lo. Para obter mais informações sobre as permissões do SharePoint, confira a seção Consulte também.

Formulários e relatórios executados no navegador

Formulários, relatórios e a maioria das macros são executados no navegador. Isso permite que o Access atualize os dados na tela sem ter que refazer a página inteira.

Você pode criar um formulário para ajudar os usuários a navegar no aplicativo. Um novo controle, o Controle de navegação, facilita a adição de botões de navegação ao estilo Web padrão em um formulário para essa finalidade.

 Observação   O Painel de Navegação (o recurso usado no Access para procurar os objetos em um banco de dados) não está disponível em um navegador da Web.

Dados são armazenados em listas do SharePoint

Todas as suas tabelas se tornam listas do SharePoint e os registros se tornam itens de lista. Isso permite que você use as permissões do SharePoint para controlar o acesso ao seu banco de dados da Web, bem como para aproveitar os outros recursos do SharePoint.

Segurança  A cadeia de caracteres de conexão para tabelas vinculadas é descriptografada, incluindo o nome de usuário e a senha, caso essa informação tenha sido salva (e o destino do link suporte contas de usuário). Em um banco de dados que tenha um link para uma lista do SharePoint e o link incluir o nome de usuário e senha, um usuário mal-intencionado poderia alterar a lista que seria o destino do link, usando as credenciais salvas. Mesmo que as credenciais não sejam salvas com a cadeia de conexão, um usuário mal-intencionado poderia modificar as permissões no site do SharePoint com o auxílio de um colaborador que já tenha permissões suficientes. Tome cuidado ao compartilhar cópias de um banco de dados que contenha links para listas em um banco de dados da Web publicado.

Consultas e macros de dados executadas no servidor

Todo o processamento SQL ocorre no servidor. Isso ajuda a aumentar o desempenho da rede, limitando o tráfego aos conjuntos de resultados.

Intranet ou Internet

Você pode publicar no servidor do SharePoint de sua própria intranet ou na Internet. A Microsoft está oferecendo uma solução do SharePoint hospedada na Internet.

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Criar um banco de dados da Web

Esta seção descreve os novos recursos principais e fornece as etapas das tarefas básicas de design que você deve realizar para criar um banco de dados da Web.

Nesta seção


Antes de começar

Há algumas tarefas que você deve executar antes de começar a criar o banco de dados da Web. Além disso, há diferenças de design entre o banco de dados da Web e o banco de dados de desktop que você deve saber, especialmente se for um desenvolvedor experiente em Access.

  • Determinar a finalidade do seu banco de dados    Tenha um plano claro para que você possa tomar boas decisões quando estiver trabalhando nos detalhes do design.
  • Localizar e organizar as informações necessárias    Você não poderá usar tabelas vinculadas em um banco de dados da Web. Todos os dados que você deseja usar que não sejam provenientes do banco de dados devem ser importados antes da publicação. Se você alinhar os dados antes de começar o design, poderá evitar o reajuste do design para acomodar dados inesperados.
  • Identificar o site do SharePoint que você usará para publicar    Não é possível publicar conteúdo sem o SharePoint. Se você deseja testar o design em um navegador durante sua criação (não é uma má ideia), terá que publicá-lo primeiro.
  • Planejar a segurança    Você pode aproveitar a segurança do SharePoint para controlar o acesso ao seu banco de dados da Web. Planeje a segurança antecipadamente para poder incorporá-la em seu design.

Diferenças de design entre os bancos de dados de desktop e da Web

Alguns recursos do banco de dados que você pode usar em um banco de dados de desktop não estão disponíveis com os Serviços do Access. Entretanto, há novos recursos que oferecem suporte a grande parte dos mesmos cenários desses recursos de desktop.

A tabela a seguir lista os recursos somente para desktop e o novo recurso que ajuda a oferecer suporte para o mesmo cenário.

Cenário Recurso somente para desktop Novo recurso
Criação de objetos de banco de dados Modo Design Modo Folha de Dados Avançada; modo Layout
Revisão de dados resumidos, como somas, médias e grupos Funções de grupo Macros de dados; funções de grupo em relatórios
Programação de eventos VBA Macros e macros de dados; Nova experiência de criação de macro com o IntelliSense
Navegar até um objeto do banco de dados Painel de Navegação; menus de controle Controle de navegação ou outro elemento de formulário

 Importante   Você pode criar muitos objetos de cliente em um banco de dados da Web, mas não pode usá-los em um navegador. Entretanto, eles fazem parte do banco de dados da Web e podem ser usados no Access 2010 no desktop. Os usuários podem abrir o banco de dados da Web no Access e usar os objetos de cliente. Essa é uma forma eficaz de compartilhar um banco de dados e, além disso, cria novas oportunidades de trabalho conjunto na Web. O SharePoint lida com qualquer problema relacionado ao uso simultâneo.

Recursos somente para desktop sem um correspondente para os Serviços do Access

 Observação   A lista a seguir não é exclusiva.

  • Consultas união
  • Consultas de tabela de referência cruzada
  • Controles sobrepostos nos formulários
  • Relações de tabelas
  • Formatação condicional
  • Várias ações e expressões de macro

Considerar o uso de um modelo

Depois de determinar o que seu aplicativo deve fazer, considere se um modelo de banco de dados funcionaria. Modelos de banco de dados são aplicativos previamente criados que podem ser usados como estão ou ser modificados para se ajustarem a necessidades específicas.

Você pode verificar os modelos disponíveis na guia Novo, no modo de exibição Backstage. Para obter mais informações sobre os modelos fornecidos com o Access 2010, consulte o artigo Selecionar e usar um modelo do Access.

Introdução a um banco de dados da Web em branco

  • Na guia Arquivo, clique em Novo.

A guia Novo no modo de exibição Backstage

A guia Arquivo abre o modo de exibição Backstage, uma nova parte da interface do Access onde você encontrará comandos que são aplicáveis a um banco de dados inteiro, como Publicar no SharePoint.

No modo de exibição Backstage, a guia Novo tem comandos para criar um banco de dados.

Os recursos da guia Novo no modo de exibição Backstage

Texto explicativo 1 Em Modelos Disponíveis, clique em Banco de Dados da Web em Branco.
Texto explicativo 2 Verifique o nome do arquivo proposto na caixa Nome do Arquivo e o caminho para o arquivo do banco de dados, listado logo abaixo. É possível alterar o nome do arquivo digitando-o na caixa Nome do Arquivo.
Texto explicativo 3 Para alterar o caminho, clique no ícone de pasta ao lado da caixa Nome do Arquivo para procurar um local para colocar o arquivo do banco de dados.
Texto explicativo 4 Clique em Criar. O novo banco de dados da Web é aberto e exibe uma nova tabela em branco.

Criar uma tabela da Web

 Observação   Use o modo Folha de Dados para criar uma tabela da Web.

Quando você cria pela primeira vez um banco de dados da Web em branco, o Access cria uma nova tabela e a abre no modo Folha de Dados. Você pode usar os comandos da guia Campos e da guia Tabela para adicionar campos, índices, regras de validação e macros de dados — um novo recurso que permite a alteração de dados com base em eventos.

Depois de editar e usar a nova tabela, é provável que você queira criar mais tabelas.

Criar uma nova tabela da Web

Com o banco de dados da Web aberto:

  • Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Quando você cria pela primeira vez uma tabela, ela tem um único campo: um campo de ID de Numeração Automática (tipo de dados Numeração Automática: em um banco de dados do Microsoft Access, um tipo de dados de campo que armazena automaticamente um número exclusivo para cada registro quando este é adicionado a uma tabela. Três tipos de número podem ser gerados: sequencial, aleatório e código de replicação.). É possível adicionar novos campos para armazenar os itens de informações exigidos pelo assunto da tabela. Por exemplo, você pode adicionar um campo que armazene a data em que começou a controlar algo.

Adicionar um campo na galeria de campos

Você pode escolher entre uma série de campos pré-formatados e adicioná-los à tabela usando a galeria de campos.

  • Na guia Campos, no grupo Adicionar e Excluir, clique no tipo de campo desejado.

Adicionar um campo clicando na folha de dados

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar e selecione um tipo de campo.
  2. Dê um nome ao campo que reflita o conteúdo dele.

 Dica   Para alterar o nome de um campo existente, clique duas vezes nesse nome.

  1. Repita para cada campo que deseja criar.

Alterar propriedades de campo

A formatação e as propriedades determinam como um campo se comporta, por exemplo, qual tipo de dados ele pode armazenar. Você pode alterar essas configurações de forma que o campo se comporte da maneira que você desejar.

  1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que você deseja alterar.
  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.
  3. Use os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as configurações.

Adicionar um campo calculado

Você pode adicionar um campo que exibe um valor calculado com base em outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser usados como a fonte dos dados calculados. Algumas expressões não têm suporte de campos calculados.

  1. Com a tabela aberta, clique em Clicar para Adicionar.
  2. Aponte para Campo Calculado e clique no tipo de dados desejado para o campo.

O Construtor de Expressões é aberto.

  1. Use o Construtor de Expressões para criar o cálculo para o campo. Lembre-se de que você pode usar outros campos somente da mesma tabela que a das fontes de dados do cálculo. Para obter Ajuda sobre como usar o Construtor de Expressões, consulte o artigo Usar o Construtor de Expressões.

Configurar regras de validação de dados

Você pode usar uma expressão para validar a entrada da maioria dos campos. Também pode usar uma expressão para validar a entrada de uma tabela, o que pode ser útil se você desejar validar a entrada de um campo que não suporte validação ou uma entrada de campo com base no valor de outros campos da tabela. Para obter uma explicação mais detalhada sobre validação, consulte o artigo Restringir a entrada de dados usando uma regra de validação.

Também é possível especificar a mensagem exibida quando uma regra de validação impede a entrada, conhecida como mensagem de validação.

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de campo

  1. Selecione o campo ao qual deseja adicionar uma regra de validação.
  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.
  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Regra de Validação de Campo.

O Construtor de Expressões é aberto.

  1. Use o Construtor de Expressões para criar a regra de validação. Para obter Ajuda sobre como usar o Construtor de Expressões, consulte o artigo Usar o Construtor de Expressões.
  2. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Mensagem de Validação de Campo.
  3. Digite a mensagem que você deseja exibir quando os dados de entrada não forem válidos e clique em OK.

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de registro

Você pode usar uma regra de validação de registro para evitar registros duplicados ou para exigir que uma determinada combinação de fatos sobre o registro seja verdadeira, como [Data Inicial] posterior a 01 de janeiro de 2010 e anterior à [Data Final]

  1. Abra a tabela à qual deseja adicionar uma regra de validação.
  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.
  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Regra de Validação de Registro.

O Construtor de Expressões é aberto.

  1. Use o Construtor de Expressões para criar a regra de validação. Para obter Ajuda sobre como usar o Construtor de Expressões, consulte o artigo Usar o Construtor de Expressões.
  2. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Mensagem de Validação de Registro.
  3. Digite a mensagem que você deseja exibir quando os dados de entrada não forem válidos e clique em OK.

Criar uma relação entre duas tabelas da Web

Para criar uma relação em um banco de dados da Web, use o assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa. Esse campo é inserido na tabela que está no lado "vários" da relação e aponta para a tabela que está no lado "um" da relação.

Criar um campo de pesquisa no modo Folha de Dados

  1. Abra a tabela desejada no lado "vários" da relação.
  2. Clique na seta ao lado de Clicar para Adicionar e em Pesquisa e Relação.
  3. Siga as etapas do Assistente de Pesquisa para criar o campo de pesquisa.

Modificar um campo de pesquisa no modo Folha de Dados

  1. Abra a tabela que possui o campo de pesquisa que você deseja modificar.
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Na guia Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.
    • Clique com o botão direito do mouse no campo de pesquisa e clique em Modificar Pesquisas.
  3. Siga as etapas no Assistente de Pesquisa.

Manter a integridade dos dados usando macros de dados

Você pode implementar atualizações e exclusões em cascata usando macros de dados. É possível usar os comandos da guia Tabela para criar macros inseridas que modificam dados. O vídeo a seguir mostra noções básicas.

Para obter mais informações sobre como criar macros de dados, consulte o artigo Criar uma macro de dados.

Criar uma consulta da Web

Você pode usar uma consulta como fonte de dados para formulários e relatórios. Consultas são executadas no servidor, ajudando a reduzir o tráfego na rede.

Por exemplo, suponha que você use um banco de dados da Web para controlar contribuições de caridade. Você deseja ver quem fez doações durante um evento. Você poderia usar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para uso em formulários e relatórios.

 Observação   Este procedimento usa o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Você pode prosseguir se criar um novo banco de dados usando o modelo de banco de dados de contribuições de caridade.

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em em Consulta.
  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes em cada tabela que você deseja incluir e clique em Fechar.

Neste exemplo, clique duas vezes em Colaboradores, Doações, Eventos e ParticipantesDoEvento.

  1. Crie quaisquer associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de design da consulta.

Neste exemplo, arraste o campo de identificação de Colaboradores para o campo IDdoColaborador em Doações e arraste o campo IDdoColaborador de Doações para o campo IDdoColaborador em ParticipantesDoEvento.

  1. Adicione os campos que você deseja usar. É possível arrastar os campos até a grade ou clicar em um campo duas vezes para adicioná-lo.

Neste exemplo, adicione o Evento da tabela Eventos, Data da Doação da tabela Doações e Saudação, Nome e Sobrenome da tabela Colaboradores.

  1. Adicione os critérios que você deseja aplicar.

Neste exemplo, você deseja limitar a Data de Doação para que ela ocorra entre a Data Inicial e a Data Final do evento. Na grade de design da consulta, na linha Critérios, em Data da Doação, digite >=[Data Inicial] e <=[Data Final].

Criar um formulário da Web

Formulários são a principal forma de inserir e editar dados no banco de dados da Web e também são úteis para revisar dados. Eles são executados no navegador, ajudando a otimizar o desempenho. Quando você abre um formulário, o navegador recupera os dados necessários do servidor do SharePoint. Você pode filtrar e classificar os dados no formulário sem ter que recuperá-los novamente do servidor.

 Dica   Para obter melhor desempenho, limite os registros recuperados por seus principais formulários e relatórios.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.

 Observação   Se você deseja criar um formulário não associado, pule esta etapa.

  1. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em um dos seguintes botões:
    • Formulário    Crie um formulário simples que mostre um registro de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

 Observação   Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

  • Vários itens    Crie um formulário que mostre vários registros de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

 Observação   Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

  • Formulário em branco    Crie um formulário em branco.
  • Folha de dados    Crie um formulário que se pareça e se comporte como uma folha de dados, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

 Observação   Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

Criar um relatório da Web

Relatórios são a principal maneira de revisar ou imprimir dados do banco de dados da Web. Eles são executados no navegador, ajudando a otimizar o desempenho. Quando você abre um relatório, o navegador recupera os dados necessários do servidor do SharePoint. Você pode filtrar e classificar dados no relatório sem ter que recuperá-los novamente do servidor.

 Dica   Para obter melhor desempenho, limite os registros recuperados por seus principais formulários e relatórios.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.
  2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em um dos seguintes botões:
    • Relatório    Crie um relatório básico usando o objeto selecionado como fonte de dados.
    • Relatório em Branco    Crie um relatório em branco.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário padrão a ser exibido ao iniciar

Os usuários precisam de uma maneira de navegar no seu aplicativo. Lembre-se  — o Painel de Navegação não está disponível em um navegador da Web. Para os usuários usarem os objetos do banco de dados, você deve lhes fornecer os meios para isso. É possível criar um Formulário de navegação e especificar se ele será exibido sempre que alguém abrir o aplicativo em um navegador da Web. Além disso, se você não especificar um formulário para exibição quando o aplicativo for iniciado, nenhum formulário será aberto, dificultando o uso do aplicativo. .

 Dica   Existe a opção de esperar até o fim para criar o Formulário de navegação, para que você possa adicionar todos os objetos ao formulário quando criá-lo.

  1. Na faixa de opções, clique na guia Criar.
  2. No grupo Formulários, clique em Navegação e selecione um layout de navegação na lista.
  3. Para adicionar um item, arraste-o do Painel de Navegação para o Controle de navegação.

 Observação   É possível adicionar formulários e relatórios somente a um Controle de navegação.

  1. Adicione outros controles desejados ao corpo do Formulário de navegação. Por exemplo, você pode desejar fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controles ao Formulário de navegação.
Defina o formulário de navegação como o formulário para exibição na Web padrão
  1. Na guia Arquivo, em Ajuda, clique em Opções.
  2. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Banco de Dados Atual.
  1. Em Opções do Aplicativo, clique em Formulário para Exibição na Web e selecione o formulário desejado na lista.

 Observação    Não é necessário selecionar o seu formulário de navegação como formulário para exibição na Web. Você pode especificar qualquer formulário da Web.

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Publicar e sincronizar as alterações no aplicativo

Publicar um banco de dados da Web

 Observação    Você pode assistir a um vídeo desse processo na seção Visão geral.

  1. Na guia Arquivo, clique em Salvar e Publicar e em Publicar nos Serviços do Access.
  2. Clique em Executar Verificador de Compatibilidade.
    Botão Executar Verificador de Compatibilidade  no Modo de exibição Backstage do Access
    O verificador de compatibilidade ajuda você a garantir que seu banco de dados irá publicar corretamente. Se descobrir algum problema, corrija-os antes de publicar.

     Observação    Se algum problema for identificado, o Access o armazenará em uma tabela chamada Problemas de Compatibilidade na Web. Cada linha na tabela contém um link para informações sobre solução de problemas.

  3. Em Publicar nos Serviços do Access, preencha o seguinte:
  • Na caixa URL do Servidor digite o endereço Web do servidor do SharePoint onde deseja publicar o banco de dados. Por exemplo, http://Contoso/.
  • Na caixa Nome do Site, digite um nome para o seu banco de dados da Web. Esse nome será anexado à URL do Servidor para gerar a URL para o seu aplicativo. Por exemplo, se a URL do Servidor for http://Contoso/ e o Nome do Site for CustomerService, a URL será http://www.contoso.com/CustomerService/.
  1. Clique em Publicar nos Serviços do Access.

Sincronizar um banco de dados da Web

Depois de efetuar alterações no design ou colocar um banco de dados offline, você finalmente deseja sincronizar. A sincronização elimina as diferenças entre o arquivo do banco de dados de seu computador e o site do SharePoint.

 Observação    Você pode assistir a um vídeo desse processo na seção Visão geral.

  1. Abra o banco de dados da Web no Access e faça as alterações de design.
  2. Quando terminar, clique na guia Arquivo e em Sincronizar Tudo.
    Botão Sincronizar Tudo no modo de exibição Backstage do Access

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Aplica-se a:
Access 2010, SharePoint Server 2010